Recueil de l'existant

L'ensemble de l'existant de l'entreprise pourra être recueilli au niveau de la direction de l'entreprise (pour avoir une vue globale de l'entreprise) et des postes de travail.

La technique utilisée pour le recueil de l'information est celle de l'interview[1] qu'on pourra compléter par des questionnaires, des enquêtes ou autres.

Les interviews de direction

Objectifs

  • Première connaissance du problème posé : Il s'agit pour l'analyste de comprendre la raison pour laquelle il est fait appel à lui. On dira qu'il précise l'énoncé de la problématique.

  • Recenser les objectifs des demandeurs : Les objectifs sont rarement annoncés comme tels, ils doivent être dégagés de l'ensemble du discours.

  • Montrer les principaux postes de travail impliqués : La présentation par la direction d'un organigramme détaillé de l'entreprise sera un excellant moyen de recenser et de préparer les interviews du niveau suivant.

Les interviewés

Les consultations commenceront avec l'organe dirigeant. Elles se poursuivront par les niveaux hiérarchiques (chef de service, de département ou de bureau).

Techniques d'interview

En général ce seront des interviews informelles axées sur les missions et objectifs du service concerné. On essayera d'obtenir un maximum d'informations et de documents du domaine étudié.

Résultats obtenues

  • Délimiter les objectifs.

  • Délimiter les postes de travail.

  • Recenser les contraintes en moyens matériels financier humains, ....

  • Recenser les textes réglementaires de portée générale (législation du travail, plan comptable générale, ...).

Les interviews de postes de travail

Objectifs

  • Recenser et décrire les tâches exécutées par chaque poste.

  • Observer la circulation des informations ici on tiendra compte des documents écrits qui circulent entre les différents postes de travail, ainsi que des autres moyens utilisés tels que les communications téléphoniques, ...

  • Apprendre le langage de l'entreprise : La connaissance du langage spécifique de l'entreprise aide l'analyste à bien mener ses interviews avec les différents responsables

Organisation de l'interview

L'interview est menée, en général, par deux chargés d'étude. L'un dirige l'interview en essayant d'en donner une représentation graphique. L'autre prend

en format libère un maximum de notes complémentaires sans oublier de récupérer tous les documents utilisés par les différents postes de travail.

Techniques d'interview

Formalisme d'étude des procédures : On construira, au fil de l'interview, un diagramme tâches documents, qui permet de visualiser l'enchaînement des tâches à travers les documents qui les déclenchent.

Technique d'inreview

Avantages et limites de la technique d'interview

La construction du diagramme « Tâches - Documents » (DCD) en même temps que le déroulement de l'interview, présente l'avantage principale de cette technique. L'analyste doit poser les questions suivantes :

  • Pour chaque tâche : « quel résultat produit-elle ? et « par quoi est-elle déclenchée ?».

  • Pour chaque document : « A quoi sert-il ? ».

  • Il est conseillé à l'analyste de prendre au préalable contact avec les personnes qu'il doit rencontrer pour présenter la méthode de travail.

  • Il est préférable de limiter la séance d'interview à deux heures au maximum (problème de la fatigue).